TERVETULOA FLOW FESTIVALIN VAPAAEHTOISEKSI!

 

Vapaaehtoiskeskus
Sörnäisten Rantatie 22
(Huoltoportti 1)

Vapaaehtoiskeskuksen päivystys:
p. 040 6609869
volunteer@flowfestival.com

Tiimi:
Salla, Meri, Alma ja markus

 

VAPAAEHTOISINFOTILAISUUDET

Vapaaehtoisille järjestetään infotilaisuus, missä käydään läpi yleiset asiat liittyen Flow’ssa vapaaehtoisena toimimiseen. Tilaisuus jakautuu kahteen osaan:

1) yleinen info
2) tehtäväkohtainen ohjeistus

Tilaisuudessa tutustutaan festivaalialueeseen ja käydään oman ryhmän kanssa läpi tehtäväkohtaiset ohjeistukset tarkemmin. Toivomme lämpimästi, että osallistut tilaisuuteen! Portilla toimiville vapaaehtoisille tilaisuus ja siellä järjestettävä koulutus on pakollinen!

Yleisiä infotilaisuuksia järjestetään kaksi. Osallistuthan jompaankumpaan tilaisuuteen! Portilla toimivat voivat valita yhden kolmesta vaihtoehdosta.

YLEISET INFOT
Maanantai 31.7. klo 17:30 – 19:30, Voimala
Torstai 10.8. klo 17:30 – 19:30, Voimala

Ylimääräinen vaihtoehto porttitalkoolaisille:
Keskiviikko 9.8. klo 17:30 – 19:00, Puhdistamo (rakennus 6)

 

CHECK IN

Ennen ensimmäisen työvuoron alkamista jokaisen vapaaehtoisen tulee tehdä check in. Tämän voi tehdä milloin vain staff akkreditoinnin ollessa auki. Se tulee tehdä E N N E N ensimmäisen työvuoron alkua!

Mitä CHECK INnissä tehdään:
– Noudat kulkutunnisteet
– Saat ruokaliput (kaikki)
– Sinulta tarkistetaan, että vapaehtoistyösopimus on kirjoitettu
– Saat työpaidan.
– Ota mukaan henkilöllisyystodistus!

 

STAFF-AKKREDITOINTI

STAFF-akkreditointi sijaitsee osoitteessa Sörnäisten Rantatie 22, aivan vapaaehtoiskeskuksen ja Voimala –venuen vieressä. Kulku akkreditointiin käy Huoltoportti 1:sestä.

STAFF-AKKREDITOINNIN aukioloajat:

Ma 31.7. – su 6.8. klo 8:30-16:00
Ma 7.8. – to 10.8. klo 7:30-18:00
Pe 11.8. klo 7:00-00:00
La 12.8. klo 10:00-00:00
Su 13.8. klo 9:00-22:00
Ma 14.8. klo 8:30-17:00 (jonka jälkeen sulkeutuu)

 

SAAPUMINEN ALUEELLE

Alueelle pääset helpoiten joko julkisilla kulkuvälineillä, kävellen tai pyörällä. Läheisin metroasema on Sörnäisten metroasema. Omalla autolla saapumista kannattaa välttää. Alueella ajaminen ja pysäköinti on EHDOTTOMASTI kielletty. Mikäli sinun tulee kulkea omalla autolla, niin olethan yhteydessä vapaaehtoiskeskukselle/ vapaaehtoiskoordinaattoreihin.

Pyöräparkki:

Rakennuksen ja purun aikana pyörää voi säilyttää vapaaehtoiskeskuksen yhteydestä löytyvällä pyöräparkkialueella (Huoltoportti 1). Festivaalipäivinä 11.-13.8. pyörät tulee viedä asiakkaille tarkoitettuun pyöräparkkiin, joka sijaitsee rannekkeenvaihdon vieressä Sörnäisten Rantatien toisessa, Merihakaa lähemmässä, päädyssä.

Poikkeavat liikennejärjestelyt:

Aluerakennuksen festivaalialueella vallitsevat poikkeavat liikennejärjestelyt. Flow Festivalin rakennus alkaa ma 31.7.2017. Kaikki väliaikaiset liikennejärjestelyt astuvat voimaan tällöin. Huomioithan kevyen liikenteen muutokset Suvilahden alueella.

 

VUOROON SAAPUMINEN JA TYöSKENTELY:

 

1. Tee CHECK IN staff-akkreditoinnissa ennen ensimmäistä työvuoroasi.

2. Tule ajoissa ja mene työtehtävällesi sovittuun TAPAAMISPAIKKAAN (meeting point)

3.Työnjohtajat suorittavat NIMENHUUDON työvuoron aluksi.

Erottajalla työskentelevät suoraan Erottajalle

 

Ota mukaan:

  • Henkilöllisyystodistus.
  • Hyvät, säähän sopivat varusteet ja mukavat kengät.
  • Vesipullo.
  • Varaudu sateeseen sadevarusteilla ja aurinkoon aurinkorasvalla ja päähineellä!

 

Alueelle kulku:

  • Vapaaehtoiset kulkevat festivaalialueelle Flow Festivalin huoltoportti 1:sestä, osoitteesta Sörnäisten Rantatie 22.
  • Mikäli vapaaehtoinen ei työskentele festivaaliviikonloppuna, kulkee hän normaalisti asiakkaana pääportista. 
  • Henkilökunnan huoltoportteja ja huoltoalueita on kiellettyä käyttää työvuorojen ulkopuolella!

 

Tavaroiden säilytys:

  • Vapaaehtoisille on varattu narikoita rakennuksessa 9 (aluetuotannon hallinnointikeskus)
  • Siivouksessa ja kierrätyksessä toimivat vapaaehtoiset voivat säilyttää tavaroitaan siivouskeskuksella (cleaning center)
  • ETHÄN OTA MUKAAN MITÄÄN ARVOTAVARAA!!

 

Vapaaehtoiskeskus:

  • Huoltoportti 1:sen vieressä sijaitsee VAPAAEHTOISKESKUS/ VOLUNTEER CENTER. Keskus palvelee kaikissa tilanteissa ja koordinaattorit löytyvät sieltä aukioloaikojen puitteissa.

 

VAPAAEHTOISKESKUKSEN AUKIOLOAJAT:

RAKENNUSVIIKKO 1  (31.7. –  6.8.)
Klo 8:30 – 17:00
(Su 6.8. aukeaa 7:30)

RAKENNUSVIIKKO 2  (7. – 10.8.)
Klo 7:30 – 20:00

FESTIVAALIPÄIVÄT (11.-13.8.)
Klo 7:30 – 22:00

PURKUVIIKKO (14.8. – 18.8.)
Klo 8:30 – 17:30

 

MYÖHÄSTYMINEN JA POISSAOLO:

Myöhästyminen:

  • Mikäli myöhästyt työvuorosta, ilmoita siitä välittömästi Sallalle tai Merille talkoopuhelimeen, numeroon 0406609869. Kun saavut alueelle, mene vapaaehtoiskeskukselle. Sinut ohjataan sieltä eteenpäin oikeaan paikkaan.

Poissaolo:

  • Sairastapauksissa ilmoita heti sen ilmetessä esteestäsi vapaaehtoiskoordinaattoreille Sallalle ja Merille joko soittamalla tai tekstiviestillä numeroon 040 6609869. Ilmoita heti, jos et pääse sovittuun vuoroon.  Kerrothan tekstiviestissä nimesi!
  • Mikäli olet jo hakenut festivaalirannekkeesi, täytyy poissaolosta olla lääkärintodistus. Jos todistusta ei ole esittää, perimme sinulta Flow Festivalin kolmen päivän sisäänpääsyn hinnan (195 euroa).

Vapaaehtoiskeskuksen päivystävä numero: 040 6609869

 

TYÖTURVALLISUUS JA TAPATURMAT

!! Nämä määräykset koskevat kaikkia, jotka työskentelevät tapahtumassa !!

  • Rakennusalueella on käytettävä henkilökohtaisia suojavarusteita. Suojakypärää on käytettävä rakennuksen ja ripustuksen ollessa käynnissä. Kun kypärää on ehdottomasti käytettävä, ilmoitetaan siitä määräyskyltein.
    Flow Festival osoittaa tarvittavat suojavarusteet.
  • Rakennuksen ajan on käytettävä heijastinliivejä.
  • Vapaaehtoiset eivät suorita kiipeilyä vaativia tehtäviä.
  • Kulkutunnisteiden tulee olla esillä helposti nähtävissä.
  • Tapahtuma-alueella ei saa ajaa ajoneuvolla.
  • Kaikki onnettomuudet, läheltä piti tilanteet tulee raportoida kirjallisesti vapaaehtoiskeskukseen tai tuotantotoimistoon.
  • Kaikkia työntekijöitä koskee vaatimus päihteiden 0-toleranssista. Mikäli työntekijän epäillään työskentelevän päihteiden vaikutuksen alaisena voidaan hänen työvuoronsa keskeyttää mikäli työntekijä ei suostu alkometri testiin vapaaehtoisesti.
  • Ajoneuvot saa pysäköidä vain osoitetulle pysäköintipaikalle.
  • Noudata kaikkia työnjohtajaltasi saatuja työturvallisuuteen liittyviä ohjeita.
  • Liikkuessasi alueella rakennuksen ja purun aikana ÄLÄ KÄYTÄ kuulokkeita samalla kun kävelet. Alueella liikkuu paljon ihmisiä, työkoneita ja luvanvaraisia ajoneuvoja, jotka voivat aiheuttaa vaaratilanteita. ÄLÄ myöskään liikkuessasi keskity puhelimeesi vaan katso ympärillesi.

 

Tapaturman sattuessa

Alueella ensiaputarvikkeita löytyy:

  • Tuotantotoimistosta (Puhdistamo, rakennus 6)
  • Vapaaehtoiskeskukselta / Volunteer center
  • Aluetuotannon hallinnointikeskukselta (rakennus 9)

Työtapaturman sattuessa ota välittömästi yhteys omaan työnjohtajaasi, vapaaehtoiskeskukseen tai tuotantotoimistoon. Työskennellessäsi Flow Festivalilla vapaaehtoisena olet vakuutetut festivaaliorganisaation toimesta ja ensiapu on maksuton.

VAKAVASSA HÄTÄTILANTEESSA VOIT MYÖS ITSE SOITTAA YLEISEEN HÄTÄNUMEROON 112

Ensiapu tapahtuman aikana:

  • SPR -ensiapupiste sijaitsee festivaalialueella, Voimala -venuen ja vapaaehtoiskeskuksen vieressä, osoitteessa Sörnäisten rantatie 22, huoltoportti 1 välittömässä läheisyydessä. SPR-ensiapupiste palvelee koko viikonlopun festivaalin aukioloajan.
  • Työtapaturman sattuessa tapahtuman aikana raportoi tapahtuneesta välittömästi vapaaehtoiskoordinaattoreille tai työnjohtajallesi.

 

RUOKAILU & STAFF CATERING

LÄMMIN RUOKA

Ruokailu tapahtuu rakennuksen ja purun aikana Ravintola Lämmössä (rakennus 8). Festivaalin aikana sekä lauantaina 5.8. ruokailemme Staff cateringin tiloissa, Puhdistamossa (rakennus 6).

Lounas klo 11:00 – 14:00
Päivällinen klo 16:00 – 19:00

STAFF CATERING

Puhdistamossa (rakennus 6) sijaitsee myös vapaaehtoisten ja työntekijöiden taukotila. Taukotilasta saa maksutta kahvia, vettä, mehua sekä pientä välipalaa, kuten hedelmiä ja pähkinöitä.

 

LIPUT

Työskennellessäsi rakennuksen tai purun aikana, sinulle annetaan BUILDING ranneke työnteon ajaksi. Jotta pääset nauttimaan festivaalista, sinun tulee hakea erikseen festivaaliranneke 10.8. alkaen joko STAFF tai GUEST-akkreditoinnista Suvilahdesta tai GUEST akkreditoinnista Helsingin keskustasta Erottajan pisteestä (Erottajan ja Etelä Esplanadin kulma).

GUEST AKKREDITOINTI ON AUKI SEURAAVASTI:

Pääportti
To 10.8. 12:00 – 20:00
Pe 11.8. 12:00 – 00:00
La 12.8. 12:00 – 00:00
Su 13.8. 12:00 – 23:00

Erottaja
Ke 9.8. – pe 11.8. klo 10-20
La 12.8. – su 13.8. klo 12-20

STAFF-akkreditoinnin aukiolo mainittu yllä.

Jos työskentelet kokonaan tai osittain festivaalin aikaan 11.-13.8. saat itsellesi STAFFRANNEKKEEN JA -PASSIN, joilla pääset alueelle festivaalin aikana. Sinun ei siis tällöin tarvitse vaihtaa erikseen festivaaliranneketta.

HUOM!

  • Kaikki rannekkeet ja passit ovat henkilökohtaisia. Rannekkeita ei anneta irtonaisena mukaan vaan ne asetetaan suoraan ranteeseen.
  • Ethän hävitä tunnisteitasi! Uusia ei myönnetä. Jos rannekkeesi on ollut viallinen ja se on jostain syystä irronnut, niin tuo viallinen kappale akkreditointiin, niin se vaihdetaan uuteen ja viallinen kappale otetaan talteen.
  • Festivaalirannekkeita saa 10.8. alkaen.

 

MUITA TÄRKEITÄ OHJEITA

KUVAAMINEN & SOME

  • Kulkutunnisteiden, festivaalirannekkeiden kuvaaminen ja kuvien lisääminen sosiaaliseen mediaan on EHDOTTOMASTI KIELLETTY!! Kyseessä on turvallisuusriski!
  • Älä kuvaa ALUETTA, TAIDETEOKSIA ja SOMISTEITA rakennuksen aikana ja lisää kuvia sosiaaliseen mediaan! Alue julkistetaan 11.8. kun portit aukeavat.

 

KÄYTTÄYTYMINEN

  • Työvuoroon tullaan työkuntoisena. Päihteiden kanssa on 0-toleranssi.
  •  Vapaa-aikana huoltoalueiden, huoltoporttien ja henkilökunnan tilojen käyttö on KIELLETTY! Tilat ja alueet ovat tarkoitettu työtehtävissä oleville henkilöille.
  • Olet osa Flow Festivalin ilmettä ja imagoa, panostathan hyvään ja iloiseen asiakaspalveluun!
  • Toivomme, että nautit itsekin festivaalista. Vapaa-ajallasi PIDÄTHÄN SIIS HAUSKAA!

 

SALASSAPITO JA ARTISTITURVALLISUUS

  • Vapaaehtoiset saavat tietoonsa Flow:n tuotannon sisäistä informaatiota riittävästi jokaista työtehtävää koskien. Nämä tiedot eivät kuulu ulkopuolisille. Pidäthän KAIKEN Flow Festivalin tuotannon sisäisen tiedon salassa, ja keskustelet ulkopuolisten kanssa vain sellaisista Flow Festivaliin liittyvistä asioista, jotka ovat muutenkin julkisuudessa.
  • Kaikki artisteihin liittyvät järjestelyt tulee pitää salassa! Älä kerro ulkopuolisille mitään tietoja artistien majoituksista, turvallisuusjärjestelyistä ja kulkureiteistä.

 

LÖYTÖTAVARAT

  • Festivaaliviikonloppuna Flow Festivalin löytötavarapiste on pääportilla sijaitseva narikka. Rakennuksen aikana pidämme omaa löytötavarapistettä aluetuotannon hallinnointikeskuksella (rakennus 9). Sieltä löytötavarat kulkeutuvat tapahtuman ajaksi Flow Festivalin narikkaan, jonne voit toimittaa kaikki festivaalin aikana löytämäsi tavarat. Narikasta voit myös tiedustella löytötavaroita sen aukioloaikana. Maanantaina 14.8. kaikki löytötavarat toimitetaan eteenpäin Suomen löytötavaratoimistoon sekä uudelleen perjantaina 18.8.
  • Mahdollisesti epäilyttävät löytötavarat tulee luovuttaa järjestyksenvalvojalle narikan sijaan.

 

VILPILLISYYS

  • Huomioithan, että kaikenlainen vilpillisyys on rangaistavaa. Pienemmistä rikkeistä seuraa vähintään omien kulkulupien sekä festivaalilipun menetys.
    •  Vapaaehtoinen ei esimerkiksi saa tuoda alkoholia alueelle festivaalin aukioloaikana. Tämä perustuu Suomen alkoholilainsäädäntöön.
    • Työtehtävissä täytyy olla huolellinen ja päihteetön sekä noudattaa turvallisuusmääräyksiä
  • Isommat rikkeet selvitetään aina yhdessä poliisin kanssa. Tällaisia isompia rikkeitä ovat mm. pantillisten pullojen kerääminen huoltoalueelta tai tahallisesti aiheutetut vahingot.

 

KYSYTTÄVÄÄ

  • Pyrithän ensisijaisesti etsimään tietoa yllä olevasta ohjeistuksesta tai nettisivuiltamme, sillä vapaaehtoisia ja kysymyksiä on paljon. Mikäli sinua kuitenkin askarruttaa jokin asia, ole rohkeasti yhteydessä vapaaehtoiskeskukseemme ja koordinaattoreihin.
  • Lisäksi Flow’n talkoolaisten omassa Facebook -ryhmässä voit vaihtaa ajatuksia, fiilistellä tulevaa ja tutustua etukäteen muihin vapaaehtoisiin.

Flow Festival 2017 Volunteers

TYÖVÄLINEET JA MATERIAALIT

  • Muistathan palauttaa kaikki työvälineet ja materiaalit paikkaan tai henkilölle, mistä/keneltä lainasit ne.
  • Älä jätä työvälineitä lojumaan minnekään. Ne voivat vaikeuttaa asioiden etenemistä ollen tiellä tai aiheuttaa vaaratilanteita esim. tippuessaan.

 

YLEISTÄ TIETOA:

  • Flow Festivalin ikäraja on 18 vuotta, mitä edellytämme myös vapaaehtoisiltamme.

  • Flow Festivalin rakennus alkaa maanantaina 31.7.2017. Festivaalia juhlitaan pe 11.- su 13.8. ja purku tapahtuu ma 14.- pe 18.8.2017. Vapaaehtoisvuoroja on tarjolla 31.7.-18.8. välisenä aikana.

  • Vapaaehtoiset tekevät joko kaksi tai kolme vapaaehtoisvuoroa. Rakennuksen ja purun aikana työskentelevät vapaaehtoiset tekevät kolme ja festivaalin aikana työskentelevät kaksi vuoroa. Näin taataan, että jokainen pääsee nauttimaan festivaalista halutessaan.

  • Kaikkien vapaaehtoisten kanssa allekirjoitetaan vapaaehtoistyösopimus. Tämä on tärkeää mm. vakuutusten voimassaolon näkökulmasta. Sopimus turvaa niin vapaaehtoista kuin festivaaliorganisaatiota väärinkäsityksiltä ja -käytöksiltä.

  • Hyväksytty työvuoro tarkoittaa työvelvoitetta. Mikäli sairastut ja olet noutanut festivaalirannekkeesi, täytyy poissaolosta olla sairaspoissaolotodistus tai perimme festivaalin pääsymaksun takaisin.

 

Yhteystiedot ja lisäkysymykset

 

Yhteystiedot:

Vapaaehtoiskeskus
Sörnäisten Rantatie 22
(Huoltoportti 1)

Vapaaehtoiskeskuksen päivystys:
p. 040 6609869
volunteer@flowfestival.com

 

Henkilöt:

Salla Vallius
Vapaaehtoiskoordinaattori -vastaava

Meri Jaakola
Vapaaehtoiskoordinaattori 2

Markus Klöf
Aluetuotannon vapaaehtoiskoordinaattori

Alma Kovanen
Vapaaehtoiskoordinaattorin assistentti

 

VAPAAEHTOISTEN TEHTÄVÄALUEET

Aluesiivous ja kierrätys (Ympäristötyö)
Porttitoiminnot ja rannekkeenvaihto
Aluerakennus ja -purku
Lavarakennus ja -purku
Aluesomistus ja -maisemointi
Staff catering
Staff akkreditointi
Artisti catering
Guest akkreditointi
Järjestyksenvalvoja
“Emergency team”

Olemme lähettäneet kaikille vapaaehtoisille sähköpostitse tehtäväkohtaiset ohjeistukset. Mikäli et ole tätä saanut, niin olethan yhteydessä meihin, niin laitamme sen sinulle luettavaksi. Lähetä sähköposti osoitteeseen volunteer@flowfestival.com.

 

TAPAAMISPAIKAT – MEETING POINTS

 

MEETING POINT 1

  • Porttitoiminnot
  • Artisticatering
  • Emergency team
  • Staff catering
  • Staff akkreditointi
  • Merchandisemyynti
  • Siivous & Kierrätys (cleaning center)
  • Järjesyksenvalvojat

 

MEETING POINT 2

  • Aluesomistus ja -maisemointi 2A
  • Aluerakennus ja –purku 2B
  • Backstage rakennus ja purku 2B
  • Lavarakennus ja –purku 2B

 

MEETING POINT 3

  • Guest akkreditointi (pääportti)

 

KAIKKI EROTTAJAN PISTEELLÄ TOIMIVAT TAPAAVAT EROTTAJALLA!

 

Suurenna kartta klikkaamalla sitä.

 

 

KIITOS, ETTÄ OLET MUKANA!